ADHOC prévisions en lits – Guide de complétion de l’enquête

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L’ARS transmet une demande de saisie d’une enquête via les 8 Délégations Départementales (DD).

Ce courrier vous informe de :

  • la période pour laquelle vous devez saisir les informations attendues dans l’enquête demandée. Par exemple : Indiquez vos prévisions en lits ouverts pour la période hivernale Lundi 04 décembre 2023 au dimanche 28 janvier 2024 inclus.
  • ainsi que la période pendant laquelle vous serez autorisés à effectuer cette saisie. Par exemple : dates de saisie du lundi 09 octobre 2023 au dimanche 29 octobre 2023.

En dehors de ces périodes autorisées, ce formulaire de saisie n’est pas accessible.

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L’enquête ADHOC de prévisions en lits ouverts s’appuie directement sur les capacités en lits installés des unités opérationnelles de votre établissement. Assurez-vous que cette information est bien à jour dans le ROR-IF (Répertoire Opérationnel des Ressources d’Île-de-France).

En complément, pour les établissements qui rencontreraient des difficultés dans le cas où ce capacitaire est mutualisé avec plusieurs unités, nous vous demandons malgré tout de ventiler ces lits de la manière la plus satisfaisante pour vous :

  • Soit en se basant sur des critères d’activités (si une unité représente 75% de l’activité au global, alors on lui affecte 75% du capacitaire)
  • Soit en répartissant équitablement le capacitaire (50% / 50%)
  • Soit en se basant sur d’autres critères de votre choix (RH, surface, ….)

Vous trouverez des explications sur ce prérequis dans l’onglet “ROR Mise à jour des capacités en lit

1. Accédez à la page d’accueil d’ADHOC

Si vous n’avez pas de compte dûment habilité sur l’application ADHOC, rendez-vous sur la page “Création de compte” .

Une fois connecté via le portail ENRS (Espace Numérique Régional de Santé), vous pouvez accéder à la page d’accueil de l’application ADHOC.

ADHOC enquête prévision en lits

2. Vérifiez l’établissement de rattachement

ADHOC vérification établissement v2

Au préalable, sélectionnez en haut à droite l’établissement choisi pour la saisie.

Si vous constatez des incohérences dans la liste des établissements disponibles, merci de contacter : support.adhoc@sesan.fr

3. Ouvrez l’enquête “prévisions en lits”

Une fois sur l’application ADHOC, sélectionnez parmi les enquêtes à votre disposition, l’enquête “Prévisions en lits” en cliquant sur “ouvrir”.

ADHOC enquête prévision en lits 03

4. Saisissez vos prévisions en lits ouverts

Le tableau se présente comme suit :

Colonne « Unité Opérationnelle »: L’ensemble des unités d’hospitalisation de plus de 24h qui composent votre établissement. Chaque unité est rangée dans son regroupement (ligne bleue) et son sous-regroupement (ligne grise) qui lui correspondent.

Colonne « Inst *»: Pour chacune de ces unités, le nombre de lits installés tel qu’il est déclaré dans le ROR. Si la donnée n’est pas renseignée : l’ensemble de la ligne sera vide & il vous sera impossible de saisir vos prévisions sur cette ligne

Colonnes des semaines – indiquées par les numéros des semaines: le nombre de lits que vous prévoyez d’ouvrir sur chaque semaine. Il s’agit des données à saisir pour l’enquête.

ADHOC tableau pimpé 2

Saisie des données :

  1. sélectionnez une cellule de saisie
  2. double-cliquez à l’intérieur de la cellule avec la souris
  3. Lorsque vous avez terminé, vous devez valider votre saisie en cliquant sur le bouton « Valider la saisie » en bas de page.

Par défaut, les cellules sont pré-remplies avec la valeur du nombre de lits installés déclarée.

Important : La valeur saisie doit être inférieure ou égale au nombre en lits installés (colonne « Inst. » pour « installés ») pour l’unité concernée. 

Vous pourrez à tout moment, pendant la période d’ouverture à la saisie, revenir sur le formulaire pour faire des modifications.

5. Contrôler la cohérence

Des contrôles automatiques sont mis en place pour vérifier la cohérence des données saisies :

  • Seules les valeurs numériques sont conservées.
  • Il n’est pas possible de saisir des prévisions pour une unité dont le nombre de lits installés n’est pas renseigné.
  • Il n’est pas possible de saisir une prévision supérieure au nombre de lits installés (colonne « Inst ») pour l’unité concernée.

 

Vous avez besoin de ...

… renseignements sur l’enquête de prévisions en lits ouverts.

… de contacter l’équipe ADHOC car vous avez un problème technique.

Pour les établissements AP-HP :

Contactez Caroline DAUTREPPE

picto mail  caroline.dautreppe@aphp.fr

Pour les établissements hors AP-HP :

Contactez la cellule de gestion des lits ARS IDF

picto mail ars-idf-cellule-snp@ars.sante.fr

Ecrivez-nous à l’adresse :

picto mail adhoc@sesan.fr