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FAQ

Accéder à Santélien
Tchat sécurisé Santélien
Dossier de Coordination
Fonctionnalités Transverses
Bascule depuis Terr-eSanté
Généralités Santélien

Accès

Il faut avoir un compte actif sur le portail régional ENRS géré par SESAN pour pouvoir accéder à Santélien.
Sur la page d’accueil du site www.santelien.fr ou sur la page d’accueil de l’application, cliquez sur le bouton “créer mon compte”. Vous n’avez ensuite plus qu’à vous laisser guider.
Si vous êtes porteur de carte CPS, vous pouvez l’utiliser pour créer votre compte (carte physique en web et e-CPS en mobilité).
Pour vous connecter à l’application Santélien, vous pouvez sur le site www.santelien.fr, après avoir cliqué sur le bouton de connexion :
-Utiliser votre carte CPS
-Utiliser votre e-CPS (Pro Santé Connect)
-Utiliser vos identifiants et générer un code éphémère
 
Sur l’application mobile, vous pouvez vous connecter par e-CPS ou avec vos identifiants et code éphémère le choix d’un code personnel à 4 chiffres et l’activation de la biométrie après l’installation de l’app vous permettront de vous connecter ensuite plus facilement.
En cas d’oubli de votre mot de passe, vous pouvez cliquer sur le lien “mot de passe oublié” de page de connexion Santélien, ou bien directement vous rendre ici (https://pro.sante-idf.fr/PortailPS/lost/password?minAuthLevel=8&target=https://santelien.fr/).
En cas de difficulté, n’hésitez pas à contacter le support : support@santelien.fr
Tous les professionnels de santé d’Ile de France, qu’il s’agisse de professions médicales ou du médico-social.
Les droits d’accès aux fonctionnalités (dont le Tchat sécurisé) comme aux données des dossiers patients sont gérés dans Santélien en tenant compte de la profession de l’utilisateur (des droits fonctionnels sont associés à chaque profession), de la relation / du rôle joué par l’utilisateur auprès de chaque patient (par exemple, les droits du médecin traitant sont élargis). Certains parcours peuvent également être restreints à certains groupes d’acteurs (exemple : parcours VigilanS du fait de la sensibilité particulière des données)
En cas de problème de connexion avec votre carte CPS ou eCPS, vous pouvez contacter le support :
– Par e-mail : support@santelien.fr
– En complétant le formulaire en suivant ce lien : https://formulaire-support.sante-idf.fr/
– Ou par téléphone au 01.83.75.04.48 (joignable de 8h à 20h, du lundi au vendredi).
Il est tout à fait possible de créer un compte pour un professionnels ne disposant pas d’identifiant national.
Pour un professionnel individuel, il suffit de se rendre sur la page d’accueil du site www.santelien.fr ou de l’application, et de cliquer sur le bouton “créer mon compte”. Il n’y a ensuite plus qu’à se laisser guider. Des justificatifs pourront être demandés pour que le compte puisse être activé.
Une procédure spécifique est établie pour les créations de comptes groupées (dans le cadre du déploiement de Santélien sur une structure entière par exemple). Dans ce cas, l’organisation de la création des comptes est traitée entre le responsable de la structure et le chef de projet qui l’accompagne.
Même si Santélien est en premier lieu destiné aux acteurs de la santé en Ile de France, il est toujours possible de créer un compte pour un professionnel n’ayant pas d’activité déclarée dans la région, dans la mesure où il appartiendrait au cercle de soins de patients possédant un dossier Santélien. C’est le cas de professionnels exerçant dans des régions immédiatement limitrophes d’île de France notamment. Il faut dans ce cas en faire la demande étayée à support@santelien.fr

Tchat securisé

La dictée vocale n’est pas présente nativement dans Santélien. Pour autant, certains téléphones vous permettent d’utiliser en mobilité leur propre système de dictée vocale au sein de Santélien. La réponse dépend donc du modèle de smartphone que vous utilisez et des réglages que vous avez autorisés sur l’application Santélien.
Tous les professionnels ayant déjà un compte Santélien, inscrits au RPPS, RPPS+ et/ou porteurs de CPS peuvent être contactés pour rejoindre une discussion Santélien. Ceci leur permettra, une fois connectés, de rejoindre les conversations sur lesquelles ils ont été invités.
Cela sera possible pour tous à partir de fin octobre 2024, via la fonctionnalité de délégation. Il faudra dans ce cas choisir directement la structure comme destinataire du message.
Pour tout professionnel correctement habilité, la création de groupes de favoris est possible en web et en mobile.
En web, cette création n’est possible que DEPUIS une conversation déjà ouverte (en cliquant sur les 3 points “…” dans le bandeau noir à côté du titre de la conversation, et en choisissant la proposition en dernière ligne du menu déroulant: “créer un groupe de favoris”).
En revanche, depuis l’application mobile, il est possible de commencer par créer un groupe de favoris, avant d’ouvrir une nouvelle conversation.
L’annuaire Santélien est actuellement filtré sur la liste des professionnels ayant déclaré une activité en Ile de France.
Si nécessaire, il est toujours possible de rajouter certains professionnels à cet annuaire. Il faut dans ce cas en faire la demande étayée à support@santelien.fr
Non, à l’heure actuelle il n’est pas possible d’envoyer de messages vidéo via Santélien.
Non, pas à l’heure actuelle. D’autres régions sont en train de tester la fonctionnalité. La région Ile de France étudiera la possibilité de l’intégrer à terme, si cela est pertinent.
Santélien ne permet pas d’échange vidéo temps réel entre un patient et un soignant, il ne permet pas de réaliser de téléconsultation.
Santélien n’intègre pas les fonctionnalités permettant de réaliser des téléexpertises qui respectent le cadre réglementaire et de tarification.
Santélien vous permet de télécharger les pièces jointes afin de les enregistrer pour pouvoir les reposter dans Santélien (clic sur les 3 points gris dans l’en-tête de la pièce jointe). Il est aussi possible de réaliser cette action dans l’app mobile en double cliquant sur la pièce jointe.
Le transfert d’un pièce jointe d’un conversation à une autre n’est pas possible à ce jour, mais nous notons la suggestion pour la soumettre à l’éditeur de la solution.
Relancez votre recherche sans inclure les particules. Si vous ne trouvez pas votre correspondant, n’hésitez pas à contacter le support : support@santelien.fr
Non, pas pour le moment, mais une évolution est à l’étude sur ce sujet.
Cette fonctionnalité n’est pas disponible actuellement dans Santélien. Nous notons toutefois la demande pour pouvoir la porter auprès des autres régions utilisatrices et de l’éditeur de la solution.
Cette fonctionnalité n’est pas disponible actuellement dans Santélien. Nous notons toutefois la demande pour pouvoir la porter auprès des autres régions utilisatrices et de l’éditeur de la solution.
Il n’est pas possible de créer de sous-groupes de discussions. Il est néanmoins possible de créer plusieurs conversations autour d’un même patient, avec des professionnels différents, selon les sujets à aborder.
Ceci est une impression liée à un point d’ergonomie. En effet, après l’envoi d’un message, l’application redirige l’utilisateur vers la zone “boîte de réception”. Or, une conversation n’apparaît dans la boîte de réception qu’un fois qu’un message a été reçu. Pour autant, la conversation nouvellement créée n’a pas disparu, elle est visible dans la section “conversations”.
Un développement est à l’étude auprès de l’éditeur Coexya pour faire évoluer ce point d’ergonomie.
Il faut enregistrer la pièce jointe sur l’ordinateur ou le smartphone avant de l’intégrer au dossier de coordination du patient concerné.

Dossier de Coordination

Cahier de liaison, Notes & Mémos
Formulaires et Parcours - Articles 51
Interopérabilité Santélien et ...
Divers sujets du dossier de Coordination

Cahier de liaison, notes et mémos

Il y a deux types de notes possibles dans le cahier de liaison :
1) Les notes simples, qui sont faites pour ajouter de l’information rapidement dans le cahier de liaison et partager avec l’ensemble des professionnels.
2) Les notes enrichies, qui ont des caractéristiques particulières car elle peuvent sont :
– Intitulées : chaque note enrichie doit recevoir un titre,
– Catégorisées : une catégorie est attribuée à chaque note enrichie, et il est possible d’associer la visibilité de certaines catégories de notes à certains professionnels seulement (par ex, il est possible d’imaginer une catégorie de notes “santé mentale” qui ne pourrait être vue que des professionnels intervenant en santé mentale et d’un médecin traitant),
– Priorisées : il est nécessaire d’associer à chaque note enrichie un niveau de priorité,
– Partagées, ou non : Les 3 niveaux de partage possibles au sein de Santélien sont disponibles pour les notes enrichies.
Enfin, les notes enrichies peuvent être mises en forme.
Un mémo est comme l’équivalent d’un “post-it” collé sur la couverture d’un dossier papier : il contient une information importante, qui doit pouvoir être vue rapidement et facilement à chaque fois que l’on se connecte au dossier, et qui reste valable tant que le mémo est affiché. Une fois qu’elle n’est plus d’actualité, cette information doit pouvoir être supprimée, elle n’a pas besoin d’être historisée. Les mémos ont la faculté de pouvoir être partagés ou non.
 
Les notes visibles dans le cahier de liaison respectent quant à elle une logique chronologique. Elles sont historisées, non supprimables, et ont vocation à permettre de suivre l’évolution du patient et de sa prise en charge dans le temps. Les notes simples sont obligatoirement partagées avec tous, les notes enrichies peuvent être partagées ou non.
Via la fonctionnalité des notes enrichies, il est possible d’appliquer à une note saisie une “catégorie” qui pourra n’être visible que par certaines catégories de professionnels indépendamment de leur profession ou de leur structure, pourvu que le droit d’accès spécifique leur soit accordé. Cette fonctionnalité n’est pas activée pour le moment, mais elle peut l’être si certains projets en éprouvent le besoin. Dans ce cas, n’hésitez pas à contacter votre chef de projet ou votre référent territorial SESAN pour signaler le besoin. Vous pouvez également nous joindre via le formulaire de contact (https://www.santelien.fr/contact/)
Pour des raisons de traçabilité, il n’est pas possible de supprimer une note.
Il est en revanche possible de modifier une note enrichie pendant un certain laps de temps après sa saisie. Si la note que vous souhaitez modifier est une note simple, Santélien propose de transformer celle-ci en note enrichie pour la modifier.

Demandes d'appui et sollicitations d'équipes ressources

Oui, il existe un tableau de bord de suivi des demandes, accessible dans le menu de la gauche de l’écran.
Oui, c’est tout à fait possible. Dans ce cas, cette demande doit être saisie à partir du tableau de bord des demandes, via la délégation structure.
Non, cela n’est pas possible. Il faut envoyer autant de messages de sollicitations que d’équipes concernées.

Formulaires et parcours - Art. 51

Les parcours et formulaires associés seront créés selon les besoins exprimés par les utilisateurs, en suivant la priorisation décidée avec l’ARS et les représentants d’utilisateurs membres Comité de Pilotage Régional Santélien.
Les accès aux parcours pourront être restreints à des communautés d’utilisateurs au cas par cas, via la matrice d’habilitation. De manière générale, il est souhaitable que les parcours proposés dans Santélien sur une thématique donnée puissent répondre aux besoins du plus grand nombre d’utilisateurs.
Santélien intègrera des fonctionnalités dédiées au suivi des situations sociales et juridiques des patients, comme le faisait Terr-eSanté, afin de permettre une prise en charge coordonnée complète.
Les parcours de suivi et de prise en charge actuellement disponibles dans Terr-eForm ont vocation à intégrer Santélien. Des travaux sont en cours pour permettre cette intégration.

Interopérabilité

Santélien, dans la continuité de Terr-eSanté, présente un cadre d’interopérabilité sur les volets :
1) Séjours (réception des informations d’admission / sortie d’hospitalisation notamment, transmis par les établissements de santé partenaires)
2) Documents du patient (CRH notamment), transmis par les établissements de santé partenaires
Les flux ouverts avec les établissements de santé de la région sur Terr-eSanté seront migrés vers Santélien.
 
Il est également possible de gérer des appels contextuels et la transmission de notifications entre diverses solutions métier et Santélien. Sur cette axe également, les interopérabilités qui avaient été mises en place avec les différentes solutions métiers et Terr-eSanté sont en cours de reprise.
 
Si dans le cadre de vos projets de nouveaux flux étaient souhaités, il est nécessaire de le signaler à votre chef de projet ou à contact@santelien.fr
Il est prévu de permettre aux professionnels d’accéder au DMP du patient (à hauteur de leurs droits d’accès) depuis Santélien, et de permettre l’alimentation du DMP du patient (accessible pour lui depuis Mon Espace Santé) automatiquement avec certains éléments produits dans le dossier de coordination Santélien. Les travaux pour mettre ces interopérabilités en place débuteront fin 2024.
La stratégie régionale d’urbanisation numérique a bien prévue un lien fort entre l’outil DAC et l’outil de coordination régionale Santélien. Les travaux d’interopérabilité sont en cours, en lien fort avec la FACS IdF, avec une cible de mise en oeuvre à fin 2024.
Les travaux prévoient dans un premier temps :
– L’envoi de documents et le passage de contexte de DACTeam vers Santélien
– L’information de l’existrence d’un dossier Santélien visible dans DACTeam
Des travaux ultérieurs permettront de compléter ces interopérabilités.
La stratégie régionale d’urbanisation numérique a bien prévue un lien fort entre l’outil DAC et l’outil de coordination régionale Santélien. Les travaux d’interopérabilité sont en cours, en lien fort avec la FACS IdF, avec une cible de mise en œuvre à fin 2024.
Les travaux prévoient dans un premier temps :
– L’envoi de documents et le passage de contexte de DACTeam vers Santélien
– L’information de l’existence d’un dossier Santélien visible dans DACTeam
Des travaux ultérieurs permettront de compléter ces interopérabilités.
Un accès facilité entre Santélien et Via Trajectoire est prévu. Il sera possible aux utilisateurs de réaliser une demande Via Trajectoire directement depuis le dossier de coordination d’un patient. Cette fonctionnalité sera étudiée en 2025.

autre

La solution Santélien prévoit bien une fonctionnalité d’agenda partagé, qui sera disponible pour chacune des structures utilisatrices.
Le professionnel qui a le droit d’accéder au dossier de coordination selon les habilitations liées à sa profession pourra accéder au dossier de coordination d’un patient et s’ajouter lui-même à son cercle de soins.
La plateforme de l’industrie Coexya qui porte Santélien prévoit bien une fonctionnalité de RCP, mais elle n’a pas été prévue au marché Ile de France car non demandée au cahier des charges.
Non, les deux actions ne sont pas équivalentes.
 
L’ajout d’un professionnel au cercle de soins a un rôle informatif, et permet de mettre en visibilité des utilisateurs la liste des professionnels et des structures qui interagissent avec le patient dans sa prise en charge. L’ajout au cercle de soins ne donne pour autant pas automatiquement l’accès au dossier.
C’est l’action d’habilitation d’un professionnel qui lui donne accès au dossier.
Le workflow prévu dans Santélien est le suivant :
1) J’ajoute un professionnel ou d’une structure au cercle de soin (car il/elle intervient dans la prise en charge du patient)
2) Puis, si ce professionnel ou cette structure est éligible, je peux choisir de lui ouvrir les accès au dossier du patient en lui accordant l’habilitation.
 
Si le bouton “Faire partie des destinataires” a été mis à “oui” au moment de la création de la tâche, il n’est pas possible de s’en retirer.

Fonctionnalités transverses

Absences & Notifications
Délégation
Options de partage

Absences et notifications

Les absences ne peuvent à l’heure actuelle pas être gérées par anticipation, et doivent faire l’objet de la mise en place d’un message d’absence à chaque fois. Une évolution sur ce sujet peut tout à fait être étudiée.

La possibilité de “couper” toutes les notifications de l’application au moment de la mise en place d’un message d’absence fait déjà l’objet d’une demande d’évolution auprès de l’éditeur de Santélien.

Les notifications restent affichées 10 jours dans le tableau de bord.

Délégation

Un utilisateur rattaché à une “structure” (qui peut être un EPHAD, un cabinet d’infirmiers libéraux, un service hospitalier par exemple), peut se connecter à Santélien au nom de sa structure et ainsi envoyer et recevoir des messages au nom de cette structure, et voir sa file active de patients.
 
La délégation entre utilisateurs est une action volontaire de celui qui délègue ses droits (“le délégant”), vers celui ou ceux à qui il délègue (“ses délégués”). Dans ce cas, le délégant choisit de donner ses droits sur le tchat, le dossier de coordination, ou les deux. Cette délégation peut être retirée à tout moment par action du délégant. Ce type de délégation est notamment utile pour gérer une période d’absence d’un professionnel, qui délègue ses droits à un collègue pour assurer la continuité de la prise en charge des dossiers dans Santélien.
En effet, chaque utilisateur peut se connecter à Santélien soit en tant que professionnel individuel, soit en tant que membre de sa ou ses structures d’appartenance. Il pourra dans ce cas :
– Dans le tchat, voir les boucles de conversation dont la structure est membre pour lire les messages et y répondre.
– Dans le dossier de coordination, voir la file active de sa structure.
Dans tous les cas, les actions réalisées par un professionnel connecté pour sa structure seront tracées à son nom, avec la précision que l’action a été réalisée pour le compte de la structure.
Pour disposer de cet accès “structure”, des actions de paramétrage sont nécessaires (activation de la structure et rattachement des professionnels). Lors du cadrage des projet, les équipes d’accompagnement au déploiement sont à l’écoute des besoins et accompagnent les professionnels pour l’atteinte des prérequis (identification de la structure dans l’annuaire régional, identification d’un ou plusieurs référents de structure, accompagnement aux opérations de rattachement des membres…).
 
Les structures activées dans Santélien peuvent ouvrir des fonctionnalités complémentaires, notamment la sollicitation d’équipe ressource (qui permet aux partenaires de solliciter la structure directement dans Santélien, ce qui alimente un tableau de bord accessible à la structure seule, permet de répondre directement au demandeur, qui est informé via le tchat automatiquement de la réponse de la structure à sa demande), l’agenda de la structure, la gestion de programmes d’ateliers…
 
Ces différentes possibilités sont présentées aux structures qui le souhaitent, et les équipes de déploiement accompagnent le cas échéant les utilisateurs pour activer ces modules et les prendre en main.
 
Dans le cadre de la bascule de Terr-eSanté vers Santélien, n’hésitez pas à nous contacter sur support@santelien.fr pour que nous puissions vous accompagner dans la mise en place de ce paramétrage pour votre structure.
Pour disposer de cet accès “structure”, des actions de paramétrage sont nécessaires (activation de la structure et rattachement des professionnels). Lors du cadrage des projet, les équipes d’accompagnement au déploiement sont à l’écoute des besoins et accompagnent les professionnels pour l’atteinte des prérequis (identification de la structure dans l’annuaire régional, identification d’un ou plusieurs référents de structure, accompagnement aux opérations de rattachement des membres…).
 
Les structures activées dans Santélien peuvent ouvrir des fonctionnalités complémentaires, notamment la sollicitation d’équipe ressource (qui permet aux partenaires de solliciter la structure directement dans Santélien, ce qui alimente un tableau de bord accessible à la structure seule, permet de répondre directement au demandeur, qui est informé via le tchat automatiquement de la réponse de la structure à sa demande), l’agenda de la structure, la gestion de programmes d’ateliers…
 
Ces différentes possibilités sont présentées aux structures qui le souhaitent, et les équipes de déploiement accompagnent le cas échéant les utilisateurs pour activer ces modules et les prendre en main.
 
Dans le cadre de la bascule de Terr-eSanté vers Santélien, n’hésitez pas à nous contacter sur support@santelien.fr pour que nous puissions vous accompagner dans la mise en place de ce paramétrage pour votre structure.

Options de Partage

Pour certaines fonctionnalités (notes enrichies, mémos et documents) Santélien permet les options de partage suivantes :
1) “Public” (= visible de tous les utilisateurs),
2) “Partagé” (= visible uniquement de certains membres du cercle de soins sélectionnés par l’auteur,
3) “Privé” (= visible uniquement de l’auteur).

Bascule depuis Terr-eSanté vers Santélien

La bascule de Terr-eSanté vers Santélien est prévue pour le week-end su 19 et 20 octobre 2024. Elle concernera tous les utilisateurs de Terr-eSanté pour lesquels le dossier de coordination Santélien sera ouvert à partir du lundi 21 octobre 2024.
La reprise des données de Terr-eSanté vers Santélien se fera en deux temps.
Toutes les données qui seront transférées de champ à champ le seront au moment de la bascule programmée dans le week-end du 19 octobre.
Les données qui seront reprise sous format pdf et intégrées à l’archive de documents du patient seront transférées progressivement dans Santélien, dans le décours du mois de novembre 2024.Plus de détails ici (lien vers page e-learning avec détails sur reprise de données)

Généralités

Santélien est une solution numérique portée par l’Agence Régionale de Santé d’Ile-de-France dans le cadre du programme eParcours (DGOS – Ministère de la santé) et mis en oeuvre par SESAN.
L’objectif premier de la solution numérique est de faciliter la coordination pluri-professionnelle, notamment dans le cadre de la prise en charge des patients complexes, en fluidifiant le partage d’informations entre professionnels de santé ou du secteur médico-social.
 
Santélien permet aux acteurs du parcours de créer à leurs patients un dossier partagé pour échanger de façon rapide et sécurisée les informations nécessaires à la prise en charge.
 
Santélien se compose de 2 modules :
1) Le Tchat sécurisé, qui permet d’échanger de manière instantanée entre professionnels ou au sein d’un groupe thématique des conversations, des images et des fichiers. Cette fonctionnalité est d’ores et déjà disponible.
2) Le Dossier de coordination, qui sera déployé progressivement à partir de l’été 2024. et sera pleinement opérationnel pour tous à partir de Novembre 2024.
Il permettra de déposer et de consulter dans le dossier du patient des notes partagées, les jalons de sa prise en charge, divers formulaires et scores. Les alertes et notifications vous permettront – si vous le souhaitez – d’être notifié en cas d’événement important pour la prise en charge du patient.
Les services Santélien sont accessibles aux professionnels des secteurs sanitaire et médico-social qui exercent en Île-de-France.
Le Tchat sécurisé Santélien est d’ores et déjà disponible pour tous. Vous pouvez créer votre compte en vous rendant sur le site www.santelien.fr et en cliquant sur “créer mon compte” ou en téléchargeant l’application mobile.
Les fonctionnalités de coordination sont actuellement déployées auprès de pilotes et des utilisateurs de l’ancienne solution de coordination Terr-eSanté. Elles seront mises à disposition de tous à partir de novembre 2024.
Si vous souhaitez recevoir régulièrement des informations sur la mise en œuvre des services Santélien, et la possibilité de vous faire accompagner dans votre projet, inscrivez-vous ici : (https://www.santelien.fr/contact/)
Le tchat Santélien est un outil réservé aux échanges entre professionnels de santé. Les patients n’y accèdent pas.
L’accès des patients et de leurs aidants au dossier de coordination de Santélien n’est pas encore disponible, mais la mise en place de cette fonctionnalité est envisagée pour 2025.
Les services Santélien sont hébergés chez un prestataire agréé Hébergeur de Données de Santé (HDS). Par ailleurs, des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place afin de garantir un niveau de sécurité sur les données patients (procédures d‘authentification des utilisateurs, gestion des habilitations, traçabilité des accès, etc.). Par ailleurs, des dispositifs de haute disponibilité ont été mis en œuvre pour assurer une continuité d’accès en cas d’incident.
Vous pouvez joindre le support :
– Par e-mail : support@santelien.fr
– En complétant le formulaire en suivant ce lien : https://formulaire-support.sante-idf.fr/
– Ou par téléphone au 01.83.75.04.48 (joignable de 8h à 20h, du lundi au vendredi).
Santélien est accessible en mobilité via une application mobile disponible sur les stores Apple et Android.
Pour accéder à l’application, il faut que vous disposiez d’un compte sur le portail ENRS.
Il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel : il suffit d’accéder au site Santélien depuis votre navigateur internet (www.santelien.fr). En complément, une application mobile est disponible sur smartphone. Elle est téléchargeable via les stores.
Il n’y a pas de limite dans l’usage simultané de Santélien, notamment dans le cadre d’une prise en charge coordonnée d’un même patient. Techniquement, la plateforme est dimensionnée pour garantir un haut niveau de performance, y compris en cas de pic d’usage.