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FAQ

Généralités

Santélien est une solution numérique portée par l’Agence Régionale de Santé d’Ile-de-France dans le cadre du programme eParcours (DGOS – Ministère de la santé) et mis en oeuvre par SESAN.
L’objectif premier de la solution numérique est de faciliter la coordination pluri-professionnelle, notamment dans le cadre de la prise en charge des patients complexes, en fluidifiant le partage d’informations entre professionnels de santé ou du secteur médico-social.
 
Santélien permet aux acteurs du parcours de créer à leurs patients un dossier partagé pour échanger de façon rapide et sécurisée les informations nécessaires à la prise en charge.
 
Santélien se compose de 2 modules :
1) Le Tchat sécurisé, qui permet d’échanger de manière instantanée entre professionnels ou au sein d’un groupe thématique des conversations, des images et des fichiers. Cette fonctionnalité est d’ores et déjà disponible.
2) Le Dossier de coordination qui permet de déposer et de consulter dans le dossier du patient des notes partagées, les jalons de sa prise en charge, divers formulaires et scores. Les alertes et notifications vous permettront – si vous le souhaitez – d’être notifié en cas d’événement important pour la prise en charge du patient.

Santélien est accessible à tous les professionnels des secteurs sanitaires et médico-sociaux qui exercent en Ile de France.

Les services Santélien sont hébergés chez un prestataire agréé Hébergeur de Données de Santé (HDS). Par ailleurs, des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place afin de garantir un niveau de sécurité sur les données patients (procédures d‘authentification des utilisateurs, gestion des habilitations, traçabilité des accès, etc.). Par ailleurs, des dispositifs de haute disponibilité ont été mis en œuvre pour assurer une continuité d’accès en cas d’incident.

Le tchat Santélien est un outil réservé aux échanges entre professionnels de santé. Les patients ou leur entourage n’y accèdent pas.
L’accès des patients et de leurs aidants au dossier de coordination de Santélien n’est pas encore disponible, mais la mise en place de cette fonctionnalité est envisagée.
Vous pouvez joindre le support :
– Par e-mail : support@santelien.fr
– En complétant le formulaire en suivant ce lien : https://formulaire-support.sante-idf.fr/
– Ou par téléphone au 01.83.75.04.48 (joignable de 8h à 20h, du lundi au vendredi).

Accès à Santélien

Allez sur le site santelien.fr puis cliquez sur le bouton “créer mon compte”. Laissez vous guider pour la suite.

Pour les porteurs de carte CPS ou e-CPS , munissez vous de cette dernière pour la création de votre compte.

Si vous n’avez pas de numéro d’identifiant national, un justificatif de votre exercice dans le secteur de la santé vous sera demandé.

Puis raprochez vous de votre réseau de périnatalité.

Pour vous connectez, rendez-vous sur le site santelien.fr et cliquez sur le bouton “connexion”

Connectez-vous avec via Pro Santé Connect (carte CPS ou e-CPS), via lecture de votre carte CPS ou via un code à usage unique qui vous sera délivré après avoir renseigné votre login et votre mot de passe.

En cas d’oubli de votre mot de passe, vous pouvez cliquer sur le lien “mot de passe oublié” de la page de connexion Santélien ou cliquez sur ce lien: https://pro.sante-idf.fr/PortailPS/lost/password?minAuthLevel=8&target=https://santelien.fr/
En cas de difficulté, n’hésitez pas à contacter le support : support@santelien.fr

Tous les professionnels de santé d’Ile de France, qu’il s’agisse de professions médicales ou médico-sociales.

Les droits d’accès aux fonctionnalités (dont le Tchat sécurisé) comme aux données des dossiers patients sont gérés dans Santélien en tenant compte de la profession de l’utilisateur (des droits fonctionnels sont associés à chaque profession), de la relation / du rôle joué par l’utilisateur auprès de chaque patient (par exemple, les droits du médecin traitant sont élargis).

Certains parcours peuvent également être restreints à certains groupes d’acteurs comme cela est le cas pour le parcours SEV.

Parcours SEV

Le terme à la naissance pourra être modifié directement dans le formulaire d’inclusion si l’enfant a plus de 2 ans.

Si l’enfant a moins de 2 ans, la case sera grisé dans le formulaire d’inclusion. Vous devrez alors modifier cette information dans l’encart identité patient sur le dossier de coordination. Pour connaître la procédure, merci de consulter la fiche réflexe ici

Pour le passage sur Santélien, une reprise de données est prévue.

Vous pourrez alors retrouver tous vos dossiers patients dans votre file active sur Santélien (onglet patient situé à gauche de l’écran sur Santélien). Les informations renseignées sur l’ancien outil seront visibles dans le module des documents au format PDF.

Vous pourrez aussi retrouver vos informations au travers d’un historique dans les formulaires de consultation en cliquant sur le diagramme .

Dossier de coordination Santélien

Il y a deux types de notes possibles dans le cahier de liaison :
1) Les notes simples, qui sont faites pour ajouter de l’information rapidement dans le cahier de liaison et partager avec l’ensemble des professionnels.
2) Les notes enrichies, qui ont des caractéristiques particulières car elle peuvent sont :
– Intitulées : chaque note enrichie doit recevoir un titre,
– Catégorisées : une catégorie est attribuée à chaque note enrichie, et il est possible d’associer la visibilité de certaines catégories de notes à certains professionnels seulement (par ex, il est possible d’imaginer une catégorie de notes “santé mentale” qui ne pourrait être vue que des professionnels intervenant en santé mentale et d’un médecin traitant),
– Priorisées : il est nécessaire d’associer à chaque note enrichie un niveau de priorité,
– Partagées, ou non : Les 3 niveaux de partage possibles au sein de Santélien sont disponibles pour les notes enrichies.
Enfin, les notes enrichies peuvent être mises en forme.
Un mémo est comme l’équivalent d’un “post-it” collé sur la couverture d’un dossier papier : il contient une information importante, qui doit pouvoir être vue rapidement et facilement à chaque fois que l’on se connecte au dossier, et qui reste valable tant que le mémo est affiché. Une fois qu’elle n’est plus d’actualité, cette information doit pouvoir être supprimée. Les mémos ont la faculté de pouvoir être partagés ou non.
 
Les notes visibles dans le cahier de liaison respectent quant à elle une logique chronologique. Elles sont historisées, non supprimables, et ont vocation à permettre de suivre l’évolution du patient et de sa prise en charge dans le temps. Les notes simples sont obligatoirement partagées avec tous, les notes enrichies peuvent être partagées ou non.

Il faudra vous rendre sur le dossier patient. L’information sera visible dans le module hospitalisation ou sur la ligne de vie.

Les hospitalisations pourront être ajoutées automatiquement sur Santélien si l’enfant est hospitalisé dans un hôpital dont le système informatique est connecté avec Santélien.

Pour certaines fonctionnalités (notes enrichies, mémos et documents) Santélien permet les options de partage suivantes :
1) “Public” (= visible de tous les utilisateurs),
2) “Partagé” (= visible uniquement de certains membres du cercle de soins sélectionnés par l’auteur,
3) “Privé” (= visible uniquement de l’auteur).
Pour des raisons de traçabilité, il n’est pas possible de supprimer une note.
Il est en revanche possible de modifier une note enrichie pendant un certain laps de temps après sa saisie. Si la note que vous souhaitez modifier est une note simple, Santélien propose de transformer celle-ci en note enrichie pour la modifier.

Le professionnel qui a le droit d’accéder au dossier de coordination selon les habilitations liées à sa profession pourra accéder au dossier de coordination d’un patient et s’ajouter lui-même à son cercle de soins. Il aura une vision du dossier correspondant à ses droits.

Les statut d’identité INS sont les suivants:

  1. “Provisoire” : aucun document d’identité n’a pu être vérifié; Le dossier ne sera pas alimenté par les flux automatiques de documents ni séjours.

  2. “Validé” : un document d’identité “à haut niveau de confiance” a été présenté par le patient/vérifié. Les traits saisis doivent correspondre au document d’identité récupéré. Le dossier peut être alimenté avec les flux automatiques de documents et de séjours.

  3. “Qualifié” : l’identité vérifiée à partir d’une pièce d’identité à haut niveau de confiance et l’identité retournée par le téléservice INSi est conforme au document d’ identité

Le tchat

Pour contacter rapidement un groupe de contacts, vous pouvez créer un groupe de favoris si vous avez l’habilitation pour.

En web, cette création n’est possible que DEPUIS une conversation déjà ouverte (en cliquant sur les 3 points “…” dans le bandeau noir à côté du titre de la conversation, et en choisissant la proposition en dernière ligne du menu déroulant: “créer un groupe de favoris”).

Sinon vous pouvez passer par la procédure de création de groupes de favoris décrites ici

Il faut enregistrer la pièce jointe sur l’ordinateur ou le smartphone avant de l’intégrer au dossier de coordination du patient concerné.

Gestion des absences et notifications

Les absences ne peuvent à l’heure actuelle pas être gérées par anticipation, et doivent faire l’objet de la mise en place d’un message d’absence à chaque fois. Une évolution sur ce sujet peut tout à fait être étudiée.

Les notifications sont visibles pendant 10 jours au niveau du tableau de bord.

Les notifications sont programmées par défaut mais vous avez la possibilité de les adapter à vos besoins. Pour cela il vous faut cliquer sur votre nom puis “mon profil” et aller dans l’onglet “notifications”.

Si vous souhaité être notifié par mail, n’oubliez pas de renseigner votre adresse mail dans l’onglet profil utilisateur au niveau de la rubrique “notifications par mail”